电商采购精益模式设计与实践运用
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电商采购精益模式设计与实践运用__好猫数据中心

浙江台州市局(公司)电商采购流程图。 尉希慧制图
 
项目背景
当前,电子商务以其巨大的优势迅速崛起并呈现蓬勃发展之势。随着电子商务模式的日益成熟以及大数据商业力量的充分释放,企业采购与互联网的结合也成为大势所趋,电商采购成为政府采购和企事业单位集团采购中一种全新的采购模式。

原因分析
行业内外环境分析。从行业外来看,集团采购存在权力寻租机会,传统采购模式中存在流程繁杂、监督不力、成本高昂等“痛点”。采购电商化是企业采购流程升级再造的重点内容,突出强调采购信息的可获得性、采购过程的公开和透明、交易的规范性、采购双方的互动性,从而提高采购效率和采购效益。从行业内来看,行业对采购组织形式的要求越来越趋向区域集中化,提倡合理打包、化零为整,提高单次采购的体量。 
 
传统采购与电商采购比较。行业内传统采购模式一般分为定点供应商(库)采购和非供应商采购两种。定点供应商(库)采购相比其他采购模式具有一次采购(公开招标或其他方式)、长期供货和服务、采购效率高、支付方便等优点,而电商采购在此基础上将定点供应商搬到网上,以全地区线下公开招标的形式择优选择一家电商平台作为合作伙伴,既能提高采购效率,又方便日常操作。运用价值流图(VSM)进行对比,得出电商采购有以下五方面优势:公开透明,采购行为更加阳光;突破地域局限,实现跨地区集中采购;有效解决招标难、公开招标率低的问题;提高采购工作效率,提升基层单位采购满意度;降低采购成本。
 
因此,自2014年10月开始,浙江省台州市烟草专卖局(公司)成立精益改善课题组,积极探索电商采购模式。


解决方法
根据SMART原则设定精益目标。通过行业内外的实际调研,课题组综合企业的管理要求、前期的市场调研情况以及台州市局(公司)实际采购情况,拟定了精益目标,即采购资金节约率超过15%,招标频次降低1%,公开招标比例提升0.01%,订单(单次采购)完成周期提升率超过5%。
 
采用PDCA方法开展项目研究。鉴于实行电商采购项目的特殊性和复杂性,课题组按照PDCA循环对电商项目拟定了“4个阶段、7个步骤”的精益思路,即在计划、实施、改进、推广阶段,按照“前期调研—可行性分析—采购模式设计—项目实施—实操培训—评估与改进—总结和推广”这一路径实施,持续改进电商采购项目并推广电商采购经验。
 
采用ECRS分析法拟定电商采购流程。在传统的线下采购流程基础上,课题组对已有的采购流程进行取消(Eliminate)、合并(Combine)、重排(Rearrange)、简化(Simplify),优化电商采购流程,保证电商采购合理有序开展,科学高效。根据分析结果,归纳出完整的电商采购示意图,对每个流程进行细化分解(见图表),并对每个工作步骤设置相应的负责部门和岗位,规定相应的时间节点和详细的表单记录。
 
采用目视管理法开展专用机位室管理。课题组将电商采购的标准化作业指导文件、采购流程、管理规定、登记表单等内容一目了然地展现在相应区域,提高管理透明度,并结合电脑桌面监控系统和室内高清摄像头,方便各方面人员的协调配合与相互监督。
 
采用标准作业法加强电商采购监管。为进一步规范电商采购活动,完善内控机制,实现企业对电商采购行为的有效监管,课题组运用标准作业程序对整个电商采购过程中的所有监控行为进行细化和量化,并形成电商采购标准操作步骤,拟定《电商采购管理暂行规定》。在电商采购活动中设置4个监控点,每个监控点由不同的监控部门和责任人进行定期或实时的检查监管。
 
采用潜在失效模式与后果分析法加强采购资金安全风险防控。在明确电商采购程序的各个监控点及廉情风险点后,课题组通过潜在失效模式与后果分析对整个风险监控程序重新进行了风险评估。根据分析结果,在普通监控的基础上加强了对企业下单账户的安全监控,并采取了监管措施:一是由信息中心负责落实设置下单专用机位,并在专用机上安装实时电脑监控软件,全程记录专用机的工作信息。专用机位室配置摄像头,对室内活动进行监控。通过对机位访问信息的全程监控可确保下单信息与电商网站的实时信息相一致,防止出现“下单人员以截屏历史信息冒充实时信息,在网络低价时下单以截屏高价报销”的情况出现。二是由监管部门负责组织监管人员,对电商采购项目开展定期或不定期检查,检查内容包括下单账户的聊天记录、专用机位的电脑监控信息、采购需求申报表、下单记录、物资验收单、财务转账凭证、增值税发票账实相符性等。
 
电商采购项目的创新性主要体现在货款支付、电商自营产品、库存锁定、专属平台等四个方面。
 
货款支付环节。对于企业来说,如在订单生成后马上网银转账,这样会产生预付账款,不利于资金安全;线上付款的话,需要在电商平台设置专用资金结算账户,企业账户无法与电商平台对接;若用个人的银行卡通过预先借款的方式支付,会存在私设小金库等廉情风险。为此,课题组提出“账期”概念,并与电商签订协议,确定了“在发货之日起45个日历日内通过转账支付完成货款结算”的结算方式,解决了无法预支货款的问题,规避了企业的资金使用风险。
 
电商自营产品。为保证在电商平台上采购的产品均为正品,课题组规定采购部门在采购时必须选择电商自营产品。选择电商自营产品,还能保证所购的产品均能由电商提供增值税发票,解决财务报销的后顾之忧,避免售后服务不到位的问题。
 
与电商企业签订“库存锁定”协议。库存锁定,是指采购人员在电商页面搜索确定商品加入“购物车”后,在需求部门未完成下单前,电商企业必须在仓库中为其锁定这批商品,而不能随意调拨这批商品为其他所用。“库存锁定”期间,商品本身的价格也会保持在加入“购物车”时的状态。在这期间,需求部门可以将填写完成的《采购需求申报表(电商采购专用表)》上报审批,无需担心在审核期间因为商品价格和数量等的变动而导致申报表无效。启动“库存锁定”后,相应电商可在3天内保证有效的货源供应,确保7天内产品价格不变。
 
定制企业专属平台。由电商平台为企业提供专属的采购平台,定制专属的采购页面,提供一站式电商采购服务。企业可以按需求定制购买产品的范围,使得专属平台上显示的商品均为电商自营产品。登录专属平台采购页面后,商品显示的价格即为优惠后的协议价。专属平台上的订单数据记录详实,并有完整的数据分析报告。终端可以直接下单,减少前期咨询等环节,后台系统可以自行开票,减少人为操作,缩短寄送时间。

项目成效
课题项目不断改进优化,形成了规范化的电商采购公开招标机制,课题成果于2015年年底在浙江烟草商业系统推广。2016年,仅台州市局(公司)就通过电商采购节约费用89万余元。

 


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